Logaldallamiid báddema ja persovdnadieđuid gieđahallama njuolggadusat

Retningslinjer – videoundervisning og personvern 
Digital undervisning innebærer behandling av personopplysninger. Personopplysninger omfatter for eksempel både lyd- og bildeopptak av undervisere og studenter.
Det er derfor viktig at løsningene for digital undervisning benyttes i tråd med reglene som følger av personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

1. Virkeområde  
Retningslinjene gjelder for opptak eller direktestrømming (streaming) av undervisning gjennom digitale løsninger, hvor opptaket eller direktestrømmen inneholder lyd fra og-/eller video av personer (personopplysninger). Et opptak eller en direktestrøm som ikke inngår i et undervisningsopplegg, faller utenfor disse retningslinjene.

2. Formålet med opptaket eller direktestrømmingen må defineres 
Institusjoner under universitets- og høyskoleloven skal tilby undervisning på et høyt faglig nivå. Det overordnede formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med bruken av digitale undervisningstjenester, er å øke studentenes kunnskap.  
Formålet med opptaket eller direktestrømmen må dokumenteres. Dette følger av GDPR art. 5 nr. 1 bokstav b, som sier at personopplysninger skal samles inn for «spesifikke, uttrykkelig angitte og berettigede formål». Formålet skal dokumenteres i den digitale læringsplattformen som Sámi allaskuvla til en hver tid bruker, og må i alle tilfeller være tydeliggjort for den eller de personene som er med i opptaket eller direktestrømmen. Dersom et emne har flere undervisningsaktiviteter av samme karakter, for eksempel ei forelesningsrekke, kan formålet beskrives felles for undervisningsaktivitetene som er like.

3. Behandlingsgrunnlag for personopplysningene i et opptak eller en direktestrøm 
Institusjonene må sørge for å ha et rettslig grunnlag for å behandle personopplysningene som inngår i et opptak eller en direktestrøm. Det rettslige grunnlaget bør oppgis sammen med formålet som nevnt over. I noen tilfeller vil flere grunnlag være aktuelle for å behandle personopplysningene i ett og samme opptak. Dette er ingen ulempe, men institusjonen må kunne vise til minst ett behandlingsgrunnlag for hvert opptak eller hver direktestrøm. Følgende grunnlag nevnt i GDPR art. 6 nr. 1 kan være aktuelle: 

a) Arbeidsavtalen og arbeidsgivers styringsrett, som gir anledning til å bestemme at ansatte skal gjennomføre undervisningen digitalt, jf. også GDPR art. 88.

b) Avtale med en ekstern underviser hvor slik undervisning er en del av ytelsen.

c) At institusjonen utfører en oppgave i allmenhetens interesse som gjør behandlingen av personopplysninger nødvendig. 
 

Avtalebasert behandlingsgrunnlag 
Behandlingsgrunnlagene i bokstavene a og b er anvendelige ved undervisningssituasjoner som tilsvarer en forelesning – altså hvor den som underviser har en tilknytning til institusjonen via arbeids- eller oppdragsavtale, og vedkommende gjør opptak av eller direktestrømmer undervisningen til flere mottakere. Et behandlingsgrunnlag basert på avtale med den som underviser, er imidlertid ikke tilstrekkelig for undervisningsformer hvor også lyden av stemmen til eller video av studentene blir en del av opptaket eller direktestrømmen. Det må i tilfelle sørges for å ha et grunnlag for å behandle studentenes personopplysninger, i tillegg til avtalen med underviseren. 

Undervisning som en oppgave i allmenhetens interesse 
Undervisning ved universiteter og høyskoler er en oppgave i allmenhetens interesse. Dette rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger kan suppleres med henvisning til universitets- og høyskoleloven § 3-8 om undervisning, § 4-2 om utdanningsplan, og § 4-3 om studentenes læringsmiljø.  

Det bør vurderes hvorvidt undervisningen som tilbys er i allmenhetens interesse, slik at GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e gir grunnlag for å behandle personopplysningene til deltakerne i undervisningen. Behandlingsgrunnlaget vil være særlig aktuelt i tilfeller hvor undervisningen inkluderer studentene, for eksempel et webinar, slik at studentene kan stille spørsmål eller besvare oppgaver. Det bør i tilfelle vurderes hvorvidt det er essensielt at studentene deltar aktivt for å kunne oppnå formålet med undervisningen, eller om formålet også kan oppnås med et videoopptak av kun foreleseren. For å begrense inngrepet i studentenes personvern, bør det vurderes om studentene skal stille eventuelle spørsmål eller gi oppgavesvar til underviseren via en chattefunksjon, i stedet for å bli en del av opptaket ved lyd eller video.

 
Subsidiært – samtykke som behandlingsgrunnlag 
Dersom det ikke kan anvendes et av grunnlagene over, kreves det samtykke fra personer som kan gjenkjennes i lyd- eller videoopptaket eller direktestrømmen. Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag, må kursansvarlig kunne påvise at den enkelte som berøres av opptaket eller direktestrømmen, faktisk har samtykket til den aktuelle bruken av personopplysninger.

Bruken av samtykke som behandlingsgrunnlag er derfor upraktisk dersom undervisningen gjennomføres som et webinar, hvor det forutsettes at studentene skal delta aktivt. I tilfelle må kursansvarlig dokumentere at hver deltaker har samtykket til å bli en del av opptaket eller direktestrømmen. Dersom én eller flere deltakere ikke samtykker, må enten vedkommende redigeres bort fra opptaket, eller hele opptaket stanses. Studentene kan også trekke samtykket sitt etter at undervisningen er gjennomført. Både lyd- og bildeopptak av en student vil hver for seg utgjøre studentens personopplysninger. I tillegg vil et samtykke neppe være frivillig avlagt dersom aktiv deltakelse i videoundervisningen er en forutsetning for å kunne gå opp til eksamen.

4. Opplysninger til studentene 
Foreleser/kursansvarlig skal informere de som blir berørt av et opptak eller en direktestrøm
• om at opptaket gjennomføres,
• hva som er formålet med opptaket,
• hva som er behandlingsgrunnlaget,
• hvordan og hvor lenge opptaket lagres,
• hvordan dette gjøres tilgjengelig for andre, og hvem andre som vil ha tilgang

Informasjonen må gis i forkant av undervisningen, fortrinnsvis i læringsmiljøplattformen og tilknyttet det aktuelle emnet. Dersom samtykke er behandlingsgrunnlaget, må studentene informeres om at det er frivillig å avgi samtykke og at samtykket kan trekkes i ettertid.

5. Bruk av opptak og etterfølgende sletting 
Opptak av lyd eller bilde som er gjort i forbindelse med undervisning og inneholder personopplysninger, skal ikke benyttes til andre formål enn undervisning. Et eventuelt nytt formål krever et nytt behandlingsgrunnlag. Opptaket skal slettes når formålet med opptaket er oppfylt, for eksempel når undervisningen er avsluttet og eksamen i emnet gjennomført.